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柳州市人民政府办公室关于印发规范公文办理提高办文效能相关措施的通知

柳州市人民政府 办公室 撰稿时间:2016-03-24 17:19
 

各县、区人民政府,市直机关各委、办、局,柳东新区、阳和工业新区管委会,各有关单位:

    现将《柳州市人民政府办公室规范公文办理提高办文效能相关措施》印发给你们,请认真贯彻执行。

                          柳州市人民政府办公室

                            2016215

 

 

柳州市人民政府办公室

规范公文办理提高办文效能相关措施

(征求意见稿)

    一、规范公文办理和精简文件

    (一)规范公文报送程序。市直部门和县区人民政府报送市人民政府的请示性公文,凡属单个部门职权的,且不需要市人民政府审定的事项,应直函市直主管部门。主管部门能够解决的,直接答复来文单位;不能解决的,由市直主管部门行文请示市人民政府。存在类似情况的,在不影响行政效率的前提下由市直主管部门归集后行文报送市人民政府研究解决。特殊情况由行文单位注明事项办理情况及困难并列理据、附主管部门意见,报请市人民政府审定。

    市直部门和县区人民政府报送市人民政府的请示性公文,凡涉及其他部门职权的,主办单位必须主动征求相关部门意见,并收集整理后,行文上报或联合上报市人民政府审批。有分歧的,主办单位要主动协商;协商后仍不能取得一致意见的,主办单位应列明各方理据,提出办理建议后报市人民政府审定。应征求而未征求意见的报文,一律作退文处理。

    (二)健全部门协商机制。市直部门或县区人民政府之间征求意见、协商事项或会签文件时,除主办单位有明确的时限要求外,相关部门或县区对于普通件应在5个工作日内、复杂件应在10个工作日内予以回复。如因特殊情况不能按期回复,相关单位应主动与主办单位沟通并商定回复时限及方式,在规定时限内未回复或未沟通商定回复时限的,主办单位可视为无不同意见,并据此继续办理有关公文,但应在报送市人民政府的公文中说明情况。

    (三)完善公文背景资料。市直部门或县区人民政府上报的公文,主办单位应将征求意见情况及法律依据、参考材料等背景情况进行整理综合,对应公文内容设置附件,并随文附送。附件有电子文档的,应连同请示文件的电子文档一并报送;照片、图纸、复印件等类型附件可扫描存储的,一律要求报送电子文档(超大图片或涉密内容除外)。如电子文档过大,可刻录一份光盘送市人民政府办公室。

     (四)明确公文受理规则。市直部门或县区人民政府应同时报送市人民政府公文的纸质文件和电子文档,经市人民政府办公室文书科初审接收后方视为正式受理。各县区及部门应将请示性公文正文、附件及其他辅助材料的电子文档备齐一并发送市人民政府办公室文书科。纸质公文的落款时间与送达市人民政府办公室的时间不能超过2个工作日;超时的,需另行报文。文书科对初审不合格的来文退回来文单位重新补充完善的同时告知市人民政府办公室相关对应科室,以便做好沟通协调。对材料不完备的请示性公文,由市人民政府办公室相关科室通知来文单位补齐,2个工作日内送达,逾期由科室做退文处理。直部门和县区人民政府上报的急件、特急件须在请示文中注明需加急办理的原因,由于主办单位的不作为造成延期报文的,由市人民政府办公室登记在案,因延期报文造成的后果及责任由主办单位负责。

    (五)简化公文送转流程。由市人民政府领导同志担任领导小组、联席会议、指挥部等专项工作主要领导职务的,属专项工作机构内部事务,需市人民政府领导同志审批的事项,不再行文市人民政府,由专项工作机构办公室办文呈报市人民政府对应领导同志。

    (六)切实提高公文办理效率。市直部门应及时领取需办理的公文,逾期2个工作日不领取的,由市人民政府办公室登记备案。市人民政府办公室定期对不予受理情况、退文情况、征求意见反馈情况、资料报送情况、回领文件情况等进行通报,并依通报对各部门进行绩效考评(被通报部门按次扣除绩效分值0.1分)。对市人民政府领导同志明确要求部门办理、批转部门研究处理的公文,各承办单位要高度重视,即收即办,按时限要求及时报告办理情况,由部门领导签发并附回市人民政府领导同志批示(普通件应在5个工作日内、复杂件应在10个工作日内报告办理情况,需续办的应及时续报;急件按具体时限要求,需续办的应及时续报);不能按时反馈的,要书面说明情况。批示多个部门办理的公文,主办部门负总责,并汇总办理情况。涉及的相关部门要积极主动按主办部门的安排参与沟通、协商、承办并出具意见。市人民政府领导同志批转部门“阅”、“参考”等参阅性文件,一般可不行文回复。

    (七)严控发文数量。年度柳政发文件不超过80件、柳政办文件不超过240件。能合并发文的一律合并发文,严控柳政报、柳政函、柳政阅等公文的发文数量。以后每年发文总量原则上比去年有所减少。

     (八)严控发文范围。原则上只有柳政发、柳政办文件可以普发,其他公文只发相关单位。

    (九)严控文件篇幅。公文起草应开宗明义,言简意赅,内容简洁,文字精练。请示性公文控制在1500 以内。一般性公文控制在3000 以内,确有需要的原则上不超过5000

    ()简化发文方式。通过电话答复、原件批回、公文处理笺批回等方式能够解决问题的,可以不再发文;需经市人民政府审批的具体事项,经市人民政府同意后也可以由市人民政府职能部门行文,文中须注明“经市人民政府同意”。

    (十一)严肃发文制度。各职能部门要切实履行职责,属于其职权范围的事项不再报请市人民政府发文。未经政府授权,各部门和领导小组办公室等专项工作机构不得向下级政府发布指令性公文或者在公文中向下级政府提出指令性要求。自治区直属部门已下发的文件,市人民政府一般不再另行下文,由市直对应部门行文下发或者部门联合行文下发。每年均开展的同项临时性工作,原则上不再另行发文,如有变化,可由分管副秘书长召开会议布置安排。

    二、严格执行公文制发程序明确相关权限责任

    (一)公文制发原则上应按常规程序办理:即⑴文书科签收→⑵科室确认受理→⑶分管副秘书长(应急办主任、督查室主任)把关→⑷分管副市长审定同意→⑸科室拟发文→⑹分管副秘书长(应急办主任、督查室主任)审核→⑺分管副主任文字审核→⑻秘书长审核→⑼分管副市长或市长审定同意→⑽文书科发文。

    (二)经市政府常务会审议通过后的公文制发可简化办理流程,部门来文由业务科室审核后直接进入发文流程,逐级审批至市人民政府领导签发,即简化程序一:⑴科室确认受理同时进入发文程序→⑵分管副秘书长审核→⑶分管副主任文字审核→⑷秘书长审核→⑸分管副市长或市长审定同意→⑹文书科发文。

    (三)上报批准农用地转用和土地征收手续类公文制发可简化办理流程,部门来文由文书科签收、业务科室审核后直接进入发文流程,逐级审批至市政府领导签发,即简化程序二:⑴文书科签收→⑵科室确认受理同时进入发文程序→⑶分管副秘书长审核→⑷分管副主任文字审核→⑸秘书长审核→⑹分管副市长、市长审定同意→⑺文书科发文。急件可按简化程序二办理。

    (四)自治区政府办公厅或自治区直属部门来文征求市政府意见或办理具体业务,凡不涉及重大事项的,由市直相关部门代拟反馈意见(需部门主要领导签字并加盖公章),经市政府副秘书长审阅同意呈副市长签字后,以便函形式函复。涉及重大事项、督办事项和向自治区政府反馈情况的公文,一律按常规程序办理发文。

     (五)以市人民政府办公室名义下发的文件,原则上由秘书长签发;以市人民政府名义下发的文件由市人民政府领导签发。常务会议决定事项由市长签发,常务会议决定通知由秘书长签发。上报自治区政府审批类文件原则上由市长签发,市长外出或其他特殊情况可由常务副市长签发。会议纪要、会议备忘类公文原则上由会议涉及事项的分管市人民政府领导签发。

    (六)明确更正重印公文的各方责任。以市人民政府或市人民政府办公室名义下发的各类文件,需更正重印的,由文书科登记送市人民政府办公室分管领导审核后,属因市人民政府办公室工作人员导致的错误,纳入市人民政府办公室公文制发考核评比范畴;属主办部门代拟时有悖现行法律法规、方针政策的,或未征求相关部门意见导致相关部门对公文内容有分歧的,由文书科登记,报市人民政府办公室分管领导和秘书长审核后,予以通报,纳入对主办部门的年终绩效考评(按次扣除绩效分值0.1

    三、实行公文办理通报制度   

    市人民政府办公室文书科按季度汇总下列情况,报市人民政府办公室分管领导和秘书长审核后予以通报,纳入对主办部门的年终绩效考评(按次扣除绩效分值0.1

    (一)对不符合相关报送规定的公文,由市人民政府办公室文书科和相应业务科室填写不予受理单(附件1)或退文单(附件2),复印或留存电子文档后反馈给来文单位,并向市人民政府办公室分管领导或分管副秘书长报告。每月第5个工作日前,由文书科汇总上月不予受理情况,相应业务科室汇总本科室上月退文情况并反馈给文书科。文书科按季度汇总相关情况报秘书长。

    (二)市人民政府办公室各科室负责归集征求部门意见、市领导批示外转、市领导批示落实情况反馈、相关材料报送等延期领取或报送的情况,并登记填写《市领导批示落实情况反馈、公文领取、办理、签批和材料报送延期情况统计表》(附件3),每月第5个工作日前将上月情况呈报市人民政府办公室领导审核后,转交文书科登记通报。

    (三)做好领导批示的跟踪落实分析工作。市人民政府办公室各科室要认真做好市领导批示的贯彻落实追踪及分析工作,对市人民政府领导明确部门办理或转批部门研究处理的公文自行登记,对超时反馈办理情况且未进行书面说明的公文登记填写《市领导批示落实情况反馈、公文领取、办理、签批和材料报送延期情况统计表》(附件3),于每月第5个工作日前将上月情况呈报市人民政府办公室领导审核后,转交文书科登记通报。

    四、本规定从印发之日起开始实施。

   

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